On taas se aika vuodesta, kun Suomi ei näytä parhaita puoliaan. Muutamana aamuna matkaan on saattanut tulla useamman minuutin viivästys jo pelkästään siitä, kun luonto on laittanut jäisen peitteen auton tuulilasiin ja skrapa on kesäsäilötty paikkaan jota “juuri nyt en muista”. Siinä jää äkkiä kuulematta Radio Rockin aamuvisakin, ja kehä kolmosen sisäpuolella liikenne on jo jumittunut pahemman kerran. Ratistakin pitäminen tuntuu normaalia tuskaisemmalta, kun ilman hanskoja CD-levyn kotelon kannella puhdistetut ikkunat kylmettävät sormet vielä normaaliakin jäykemmäksi. Kun vielä loistokunnossa olevalle moottoritielle on asennettu talvirajoitukset, niin ajankäyttö aamulla on pettänyt pahemman kerran ennen kuin päivä edes on ehtinyt kunnolla alkamaan.
Kuin ihmeen kaupalla asiakkaalla ollaan ajoissa ja päivä alkaa rullata mukavasti raiteillaan. Suunnitelmiin tulee kuitenkin nopeasti muutos, kun “joku” on keksinyt, että kaikki pyytävät toistensa Outlook-kalentereihin tarkistajaoikeudet sähköpostipyynnöillä. Kännykkä piippaa solkenaan ja sähköposti täytyy turhista roskapoisteista pitkin aamupäivää. Siinä on sitten hienoa etsiä niitä tärkeitä viestejä kalenterin lukupyyntöjen seasta, kun muutenkaan matkapuhelin ei ole paras vaihtoehto sähköpostien käsittelemiseen. Siinä ei paljon auta se, että jossain viestien seasta löytyy ohjeistus siihen, miten oikeasti kalenterin jakaminen pitäisi tehdä. Ohje on hukkunut muitten viestien joukkoon, tärkeysmerkintä ei paljon paina, kun ihmisten mielissä tärkeämpää on esim. lähettäjän asema kuin viestin sisältö.
Kun on iltapäivästä ehtinyt siivoamaan sähköpostin pahimmalta viestitulvalta, alkaa tilanne olla töiden ja vapaa-ajan suhteen taas hallinnassa. Outlookin tehokkailla työvälineillä saa asiat rullaamaan mukavasti ja tietokone hoitaa tärkeiden ja vähemmän tärkeiden tapahtumien muistuttamisen sinun puolestasi. Liputustoiminnolla tulevat messut muistutetaan automaattisesti kolmen kuukauden päästäkin ja anopin syntymäpäivä on helppo merkata toistuvana yksityiseksi tapahtumaksi. Viestien hakeminen on huomattavasti helpompaa, kun käyttää sekä luokituksia että hakukansioita. Pomon viestit menevät automaattisesti omaan kansioon tai merkitään tiettyyn luokkaan, siinä missä sählyporukan omaansa. Kun toimitusjohtaja, myyntipäälliköt ja kaikki kollegat hallitsevat oman Outlookin käytön yhtä tehokkaasti, niin töissä ei tuntuisi olevan ollenkaan niin kiire kuin jokaisena arkipäivänä on. Kun vielä muistaa varata seuraavaan aamuun puoli tunti enemmän aikaa skrapan ja hanskojen etsintään, voi lähteä hyvillä mielin, ilman kiireen häivää kohti uutta työpäivää – Outlookin hoitaessa loput.
Suurimmassa osassa työpaikkoja on kyllä välineet hoitaa työtehtäviä tehokkaasti tietotekniikan avustuksella, mutta käyttäjät tarvitsevat silti lisää koulutusta ja valmennusta niiden oikeaoppiseen hyödyntämiseen. Ottamalla kaikki hyödyt irti esimerkiksi Outlookista, ajankäyttöä on huomattavasti helpompi hallita.
P.S. Osaatko sinä käyttää Outlookia?
Rami Rajakallio
Software Specialist, Tieturi
Tilaa tämä uutissyöte!
