Projektiammattilaisten kokemuksia hajautetun projektityön viestintävälineistä

 

Verkkokyselyn tulokset Tampereen Projektinhallintapäivistä elokuulta

 

Tampereen teknillinen yliopisto ja Pirkanmaan Tietojenkäsittely-yhdistys (www.pitky.fi) järjestivät vuotuiset Projektinhallintapäivät Tampereella 23.8.2011. Tilaisuus on saavuttanut aina suuren suosion ja tänäkin vuonna yleisöä oli paikalla pitkälti toista sataa. Nyt aiheena oli “Hajautettu/hajautunut projektinhallinta”. Aihetta käsiteltiin päivän aikana monesta näkökulmasta.

Oman esitykseni otsikko oli “Hajautetun projektityön viestintävälineitä ja -menetelmiä”. Kävin siinä läpi työviestintävälineiden ja menetelmien kehitystä sähköpostista yhdistetyn viestinnän ratkaisuihin. Samoja aiheita käsittelee webcastini “Unohda sähköposti” .

Esityksen yhteydessä pyysin kuulijoita vastaamaan lyhyeen verkkokyselyyn, jossa oli kolme kysymystä:

1. Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen?
2. Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?
3. Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä?

Jo esityksen aikana kyselyyn vastasi 37 henkilöä. Yhteensä vastauksia kertyi 59 eli noin kolmannes yleisöstä vastasi. 33 vastaajaa jakoi arvokkaita kokemuksiaan viestintävälineistä. Yleisö oli siis kiitettävän aktiivista ja tilaisuuden aikanakin online. Seuraavassa esittelen kyselyn vastaukset.

“Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen?”

Toimintavarmat työsähköposti ja puhelin olivat suosituimmat viestintävälineet. Puhelinneuvottelu ja pikaviestintä ovat myös aktiivisessa käytössä. Jaetun työpöydän käyttö on suosittua ja sitä kehuttiin myös kokemuksissa. Yksi vastaaja kertoi viestineensä virtuaalimaailmassa. Listan ulkopuolelta mainittiin välineinä myös irc, wiki, tekstiviestit, fax, lähetti ja taksi. “Muun sähköpostin” käytön vähyys voi kertoa työvälineiden toimivuudesta muuallakin kuin toimistolla sekä tietoturvaohjeiden mukaisesta toiminnasta. Seuraava kuva esittää vastausten jakaumaa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 “Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?”

Ylivoimainen voittaja etäprojektipalaverin pitämiseen oli jaettu sovellus/työpöytä äänellä ja videolla maustettuna. Videoneuvottelu jäi yllättävän kauas kakkoseksi. Paikalla oli paljon IT-osaajia ja kokemuksia ohjelmistoprojekteista mikä ehkä näkyy tässä. Työkaluosaamista löytyy ja käsiteltävät aiheet sopivat varmasti hyvin jaetulle työpöydälle jolta yksityiskohdat näkee tarkasti. UC-välineet ovat myös videoneuvottelua helpommin käytettävissä.

Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä?

Kokemuksia viestintävälineistä jaettiin ilahduttavan paljon. Kaikki havainnot ovat hyviä ja oikeita. Kasvokkain kohtaamisella on tietenkin oma arvonsa. Työpöydän jakoa ja pikaviestintää kehutaan kovasti. Tarve ja mahdollisuudet tietenkin ohjaavat käytettävän välineen valintaa, ja samastakin välineestä on monenlaisia mielipiteitä. Käytössä on tietenkin eri versioita erilaisissa ympäristöissä, tietoliikenneyhteydet vaihtelevat jne. Organisaatioiden välinen viestintä törmää monenlaisiin haasteisiin. Käytön osaamista ja pelisääntöjä korostetaan mutta näinhän se on, että “tietotekniset laitteet ovat joskus epäluotettavia”. Alla viisi poimintaa 33 vapaamuotoisesta vastauksesta:

1. Projektin alussa mikään ei korvaa naama-aikaa. Kun projektiin osallistuvat ihmiset alkavat olla tuttuja, voi kommunikoinnin virtuaalisuuden tasoa kasvattaa vähitellen.
2. Riippuu ihan tiimistä, aiheesta, sovellusalueesta, projektin vaiheesta ja projektista mikä väline on tehokkain juuri sillä kertaa. Mikään väline ei ole paras aina ja joka tilanteessa.
3. Jaettu työpöydän kuva äänen kanssa on helppo ja havainnollinen tapa näyttää dokumentteja ja käytännön esimerkkejä.
4. Ongelmat harvoin johtuvat viestintävälineistä, rajoitukset oman kokemukseni mukaan liittyvät muihin resursseihin kuten laitteiston suorituskykyyn, tarkoitukseen soveltumattomaan tilaan tai puutteelliseen varusteluun. Nämä ongelmat pitäisi ratkaista ensisijaisesti ja vasta sitten tutkia parasta viestintävälinettä.
5. Pikaviestintä on parhaimmillaan erittäin iso apu projektityössä. Se on kuitenkin epämuodollisempi viestintäväline kuin puhelin ja sähköposti, pikaviestintävälineillä tavoittaa helposti monta vastaanottajaa yhdellä viestillä, ja vastaamisen kynnys on pikaviesteissä matalampi kuin sähköpostissa. Se myös synnyttää helpommin keskustelua aiheesta kuin sähköpostin vaihtaminen.

Tieturi kouluttaa myös yhdistetyn viestinnän välineiden käyttöä työnteossa ja projektitoiminnassa. Tarjoamme myös koulutusta ja kokousmahdollisuuksia sekä yhdistetyn viestinnän välineillä että videoneuvotteluitse. Unohdetaan sähköposti!

Kalle Huhtala, Tieturi