Outlookin työvälineillä saa asiat rullaamaan mukavasti – jos vain tiedät miten

On taas se aika vuodesta, kun Suomi ei näytä parhaita puoliaan. Muutamana aamuna matkaan on saattanut tulla useamman minuutin viivästys jo pelkästään siitä, kun luonto on laittanut jäisen peitteen auton tuulilasiin ja skrapa on kesäsäilötty paikkaan jota “juuri nyt en muista”. Siinä jää äkkiä kuulematta Radio Rockin aamuvisakin, ja kehä kolmosen sisäpuolella liikenne on jo jumittunut pahemman kerran. Ratistakin pitäminen tuntuu normaalia tuskaisemmalta, kun ilman hanskoja CD-levyn kotelon kannella puhdistetut ikkunat kylmettävät sormet vielä normaaliakin jäykemmäksi. Kun vielä loistokunnossa olevalle moottoritielle on asennettu talvirajoitukset, niin ajankäyttö aamulla on pettänyt pahemman kerran ennen kuin päivä edes on ehtinyt kunnolla alkamaan.

Kuin ihmeen kaupalla asiakkaalla ollaan ajoissa ja päivä alkaa rullata mukavasti raiteillaan. Suunnitelmiin tulee kuitenkin nopeasti muutos, kun “joku” on keksinyt, että kaikki pyytävät toistensa Outlook-kalentereihin tarkistajaoikeudet sähköpostipyynnöillä. Kännykkä piippaa solkenaan ja sähköposti täytyy turhista roskapoisteista pitkin aamupäivää. Siinä on sitten hienoa etsiä niitä tärkeitä viestejä kalenterin lukupyyntöjen seasta, kun muutenkaan matkapuhelin ei ole paras vaihtoehto sähköpostien käsittelemiseen. Siinä ei paljon auta se, että jossain viestien seasta löytyy ohjeistus siihen, miten oikeasti kalenterin jakaminen pitäisi tehdä. Ohje on hukkunut muitten viestien joukkoon, tärkeysmerkintä ei paljon paina, kun ihmisten mielissä tärkeämpää on esim. lähettäjän asema kuin viestin sisältö.

Kun on iltapäivästä ehtinyt siivoamaan sähköpostin pahimmalta viestitulvalta, alkaa tilanne olla töiden ja vapaa-ajan suhteen taas hallinnassa. Outlookin tehokkailla työvälineillä saa asiat rullaamaan mukavasti ja tietokone hoitaa tärkeiden ja vähemmän tärkeiden tapahtumien muistuttamisen sinun puolestasi. Liputustoiminnolla tulevat messut muistutetaan automaattisesti kolmen kuukauden päästäkin ja anopin syntymäpäivä on helppo merkata toistuvana  yksityiseksi tapahtumaksi. Viestien hakeminen on huomattavasti helpompaa, kun käyttää sekä luokituksia että hakukansioita. Pomon viestit menevät automaattisesti omaan kansioon tai merkitään tiettyyn luokkaan, siinä missä sählyporukan omaansa. Kun toimitusjohtaja, myyntipäälliköt ja kaikki kollegat hallitsevat oman Outlookin käytön yhtä tehokkaasti, niin töissä ei tuntuisi olevan ollenkaan niin kiire kuin jokaisena arkipäivänä on. Kun vielä muistaa varata seuraavaan aamuun puoli tunti enemmän aikaa skrapan ja hanskojen etsintään,  voi lähteä hyvillä mielin, ilman kiireen häivää kohti uutta työpäivää – Outlookin hoitaessa loput.

Suurimmassa osassa työpaikkoja on kyllä välineet hoitaa työtehtäviä tehokkaasti tietotekniikan avustuksella, mutta käyttäjät tarvitsevat silti lisää koulutusta ja valmennusta niiden oikeaoppiseen hyödyntämiseen. Ottamalla kaikki hyödyt irti esimerkiksi Outlookista, ajankäyttöä on huomattavasti helpompi hallita.

P.S. Osaatko sinä käyttää Outlookia?

Rami Rajakallio
Software Specialist, Tieturi

Projektiammattilaisten kokemuksia hajautetun projektityön viestintävälineistä

 

Verkkokyselyn tulokset Tampereen Projektinhallintapäivistä elokuulta

 

Tampereen teknillinen yliopisto ja Pirkanmaan Tietojenkäsittely-yhdistys (www.pitky.fi) järjestivät vuotuiset Projektinhallintapäivät Tampereella 23.8.2011. Tilaisuus on saavuttanut aina suuren suosion ja tänäkin vuonna yleisöä oli paikalla pitkälti toista sataa. Nyt aiheena oli “Hajautettu/hajautunut projektinhallinta”. Aihetta käsiteltiin päivän aikana monesta näkökulmasta.

Oman esitykseni otsikko oli “Hajautetun projektityön viestintävälineitä ja -menetelmiä”. Kävin siinä läpi työviestintävälineiden ja menetelmien kehitystä sähköpostista yhdistetyn viestinnän ratkaisuihin. Samoja aiheita käsittelee webcastini “Unohda sähköposti” .

Esityksen yhteydessä pyysin kuulijoita vastaamaan lyhyeen verkkokyselyyn, jossa oli kolme kysymystä:

1. Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen?
2. Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?
3. Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä?

Jo esityksen aikana kyselyyn vastasi 37 henkilöä. Yhteensä vastauksia kertyi 59 eli noin kolmannes yleisöstä vastasi. 33 vastaajaa jakoi arvokkaita kokemuksiaan viestintävälineistä. Yleisö oli siis kiitettävän aktiivista ja tilaisuuden aikanakin online. Seuraavassa esittelen kyselyn vastaukset.

“Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen?”

Toimintavarmat työsähköposti ja puhelin olivat suosituimmat viestintävälineet. Puhelinneuvottelu ja pikaviestintä ovat myös aktiivisessa käytössä. Jaetun työpöydän käyttö on suosittua ja sitä kehuttiin myös kokemuksissa. Yksi vastaaja kertoi viestineensä virtuaalimaailmassa. Listan ulkopuolelta mainittiin välineinä myös irc, wiki, tekstiviestit, fax, lähetti ja taksi. “Muun sähköpostin” käytön vähyys voi kertoa työvälineiden toimivuudesta muuallakin kuin toimistolla sekä tietoturvaohjeiden mukaisesta toiminnasta. Seuraava kuva esittää vastausten jakaumaa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 “Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?”

Ylivoimainen voittaja etäprojektipalaverin pitämiseen oli jaettu sovellus/työpöytä äänellä ja videolla maustettuna. Videoneuvottelu jäi yllättävän kauas kakkoseksi. Paikalla oli paljon IT-osaajia ja kokemuksia ohjelmistoprojekteista mikä ehkä näkyy tässä. Työkaluosaamista löytyy ja käsiteltävät aiheet sopivat varmasti hyvin jaetulle työpöydälle jolta yksityiskohdat näkee tarkasti. UC-välineet ovat myös videoneuvottelua helpommin käytettävissä.

Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä?

Kokemuksia viestintävälineistä jaettiin ilahduttavan paljon. Kaikki havainnot ovat hyviä ja oikeita. Kasvokkain kohtaamisella on tietenkin oma arvonsa. Työpöydän jakoa ja pikaviestintää kehutaan kovasti. Tarve ja mahdollisuudet tietenkin ohjaavat käytettävän välineen valintaa, ja samastakin välineestä on monenlaisia mielipiteitä. Käytössä on tietenkin eri versioita erilaisissa ympäristöissä, tietoliikenneyhteydet vaihtelevat jne. Organisaatioiden välinen viestintä törmää monenlaisiin haasteisiin. Käytön osaamista ja pelisääntöjä korostetaan mutta näinhän se on, että “tietotekniset laitteet ovat joskus epäluotettavia”. Alla viisi poimintaa 33 vapaamuotoisesta vastauksesta:

1. Projektin alussa mikään ei korvaa naama-aikaa. Kun projektiin osallistuvat ihmiset alkavat olla tuttuja, voi kommunikoinnin virtuaalisuuden tasoa kasvattaa vähitellen.
2. Riippuu ihan tiimistä, aiheesta, sovellusalueesta, projektin vaiheesta ja projektista mikä väline on tehokkain juuri sillä kertaa. Mikään väline ei ole paras aina ja joka tilanteessa.
3. Jaettu työpöydän kuva äänen kanssa on helppo ja havainnollinen tapa näyttää dokumentteja ja käytännön esimerkkejä.
4. Ongelmat harvoin johtuvat viestintävälineistä, rajoitukset oman kokemukseni mukaan liittyvät muihin resursseihin kuten laitteiston suorituskykyyn, tarkoitukseen soveltumattomaan tilaan tai puutteelliseen varusteluun. Nämä ongelmat pitäisi ratkaista ensisijaisesti ja vasta sitten tutkia parasta viestintävälinettä.
5. Pikaviestintä on parhaimmillaan erittäin iso apu projektityössä. Se on kuitenkin epämuodollisempi viestintäväline kuin puhelin ja sähköposti, pikaviestintävälineillä tavoittaa helposti monta vastaanottajaa yhdellä viestillä, ja vastaamisen kynnys on pikaviesteissä matalampi kuin sähköpostissa. Se myös synnyttää helpommin keskustelua aiheesta kuin sähköpostin vaihtaminen.

Tieturi kouluttaa myös yhdistetyn viestinnän välineiden käyttöä työnteossa ja projektitoiminnassa. Tarjoamme myös koulutusta ja kokousmahdollisuuksia sekä yhdistetyn viestinnän välineillä että videoneuvotteluitse. Unohdetaan sähköposti!

Kalle Huhtala, Tieturi