Kalle Huhtala, Specialist
Osaatko päivittää Facebook-statuksesi, soittaa Skypellä, chatata Mesellä ja googlata? Sitten osaat käyttää myös yhdentyvän viestinnän työkaluja kun kohtaat ne työelämässä. Mistä tässä Unified Communicationsissa (UC) on kyse ja mitä hyötyä siitä on yrittäjälle ja yrityksille?
Mitä on yhdentyvä viestintä?
Jokapäiväisessä työssämme käytämme monia viestintäkanavia. Puhelimet, sähköposti, faksi, pikaviestit ja videoneuvotteluyhteydet vaativat omat käyttötapansa. Monista väylistä huolimatta tieto ei aina saavuta vastaanottajaansa nopeimmalla ja parhaalla tavalla. Yhdentyvä viestintä (Unified Communications eli UC) yhdistää puheen, datan, videokuvan ja erilaiset palvelut yhden yhteystiedon ja käyttöliittymän kautta käytettäväksi. Sen avulla voidaan saada oikea tieto oikealle vastaanottajalle nopeimmalla ja sopivimmalla tavalla.
Yhdentyvän viestinnän toimintoja ovat läsnäolotieto, pikaviestintä, yhteystietohakemisto, sähköpostin synkronointi mobiililaitteisiin, ääni- ja videopuhelut yhdelle ja monelle vastaanottajalle tietokoneen kautta, ryhmätyöskentelyvälineet sekä integrointi muihin palveluihin ja työkaluihin. Yhdentyvä viestintä leviää yrityksissä palvelin- ja käyttöjärjestelmäuudistusten myötä. Parin vuoden sisällä uudet toimintatavat vakiintuvat, ja niiden käytön osaamista edellytetään kaikilta työntekijöiltä ja kumppaneilta.
Yhdentyvän viestinnän toimintatavat ja välineet matkivat monille jo vapaa-ajalta tuttuja verkostoihin perustuvia palveluita kuten esimerkiksi Skype, Messenger, Facebook, Google Apps ja hakukoneet.
Yhdentyvän viestinnän hyötyjä yrittäjälle
Yhdentyvän viestinnän käytöstä on paljon hyötyjä isoille ja pienille yrityksille: Päätöksenteko, työnteko ja myyntityö nopeutuvat, tuottavuus lisääntyy, matkakustannukset vähenevät, puhelu- ja videoneuvottelukulut pienenevät, sisäinen ja asiakasviestintä tehostuvat ja turha viestintä vähenee, erilaisia viestintävälineitä tarvitaan vähemmän ja niitä on helpompi käyttää. Lisäksi tietenkin ympäristö rasittuu vähemmän.
Isot yritykset hyötyvät paljon jo sisäisen toimintansa tehostumisesta. Pienyritykset, alihankkijaverkostoihin perustuvat yritykset ja yksittäiset yrittäjätkin hyötyvät erityisesti uusista toimintatavoista, vaikka työkaluina käytettäisiin vähemmän yhdentyneitä ilmaisiakin ratkaisuja.
UC-välineillä poistetaan etäisyyden ja usein ajan esteet työnteolta ja kaupankäynniltä. Kalenteritietojen julkistaminen helpottaa ja nopeuttaa tapaamisten sopimista ja läsnäolotieto auttaa valitsemaan parhaan tavan ottaa yhteyttä. Pieni toimittaja voi myös “federoida” eli yhdistää pikaviestikäyttäjänsä ison kumppaniyrityksen kanssa niin, että läsnäolotiedot ja pikaviestit kulkevat saumattomasti yritysten välillä.
Uusia, myytäviä palveluja voivat olla esim. tekninen tuki ja koulutuspalvelut. Myynti-, suunnittelu- ja työpalaverien pito ja jopa tosiaikainen työnteko eri puolilla maailmaa olevien asiakkaiden tai kumppanien kanssa onnistuu.
Miten sitä saa?
Suurimpia yhdentyvän viestinnän ratkaisuja ovat Microsoftin Windows-ympäristön Office Communications Server -ympäristö ja IBM:n Lotus Sametime. Pk-sektorille suunnattu Unison on esimerkki avoimiin teknologioihin pohjautuvasta UC-ratkaisusta. UC-ympäristöjä on mahdollista ostaa myös pilvipalveluna, mikä voi olla pienelle yritykselle paras ratkaisu. Myös teleoperaattorit tarjoavat UC-ratkaisuja.
Mitä yhdentyvä viestintä vaatii yritykseltä?
Yhdentyvän viestinnän ratkaisu edellyttää yritykseltä riittävän tehokasta sisäverkkoa sekä kaistanleveyttä internetiin. Käyttö on helpompaa uudehkoilla päätelaitteilla, joihin on integroitu kamera ja mikrofoni. Järjestelmät vaativat omat palvelimensa ja ylläpito-osaamista, mikäli näitä ei osteta ulkoa.
Ennen kaikkea kyse on uusista toimintatavoista. Saavutettavuutta helpottava läsnäolotieto edellyttää ainakin jonkinasteista kalenteritietojen avoimuutta sekä omaakin aktiivisuutta. Pikaviestikeskustelussa käytetään erilaista tyyliä kuin sähköpostissa. Yhteyshenkilöverkoston voi rakentaa ja pitää yllä itse. Ääni- ja videopuhelu tietokoneen kautta ei ole enää mikään ihme, ja “langalla” voi olla kahden ihmisen sijasta monta. Saman dokumentin tai ohjelman parissa voidaan työskennellä yhtä aikaa eri paikoista.
Yhdistetty viestintä toimii tehokkaasti vain, jos suurin osa henkilöstöstä käyttää sitä. Kannattaa siis panostaa käyttöönottoon, käytön koulutukseen ja osaamisen ylläpitoon!
Tulevaisuus
Yhdistyneen viestinnän välineet ja toimintamallit periytyvät hyväksihavaituista vapaa-ajan sovelluksista. Siltä suunnalta voi hakea myös työelämän välineiden jatkokehitystä. Pian nähdään laajemmassa työkäytössä pelimäiset, kolmiulotteiseen maailmaan ja kuvaan pohjautuvat virtuaaliympäristöt, joissa työtä tehdään realististen mallien tai symbolien avulla.
