Asioiden johtajasta ihmisten johtajaksi

Pertti Olamaa, Tieturi Senior Consultant

 

Organisaatiot joutuvat toteuttamaan rajuja muutosohjelmia ja –projekteja yhä nopeammin, jotkut osana muutosstrategiaansa ja jotkut pakon edessä. Muutoksen välttämättömyys on selvillä, mutta ei usein se, mitä panostusta ja osaamista muutoksen aikaansaaminen todella vaatii.

Kuka sitten yleensä vastaa muutoksen käytännön toteuttamisesta? Teoriassa ylin johto, mutta kovan työn tekee muutoshankkeen vetäjä, projektipäällikkö. Yleensä projektipäällikkö on vahvasti teknisen taustan omaava ammattilainen, jonka tekninen osaaminen yhdistettynä työkokemukseen antaa riittävän pätevyyden tehtävään. Vai antaako? Tämänkaltainen kokenut ammattilainen saattaa olla saanut uransa aikana satoja päiviä teknistä koulutusta, mutta ei juuri lainkaan johtamiskoulutusta.

Odotusten ja osaamisen ristiriita tällaisissa tapauksissa on suuri, sillä strategisten muutoshankkeiden johtamista pidetään tasoltaan yhtä vaativana työnä kuin ylimpiä linjajohdon tehtäviä. Ristiriitaa korostaa, ettei tällaisen hankkeen vetäjä voi vedota mihinkään auktoriteettiasemaan, vaan hänen täytyy saada ihmiset motivoitumaan ja sitoutumaan hankkeeseensa tai projektiinsa muilla keinoin.

Ennen sanottiin, että projektipäällikkö on ”asioiden johtaja”.  Nyt ymmärretään, että asioiden toteutumiseksi tarvitaan ihmisten mukaan saamista, mikä ei onnistu ilman ihmisten johtamisen ja muutosjohtamisen perustaitoja.  Näihin kuuluvat esim. viestinnän ja vuorovaikutuksen perusteiden ymmärtäminen sekä kyky soveltaa niitä omaan johtamistyyliin erilaisissa johtamistilanteissa. Jokainen johtaja on erilainen, ja ollakseen uskottava hän ei voi kovin paljon teeskennellä.  Johtajuuden kehittämisen on alettava oman persoonan ja omien kykyjen sekä vuorovaikutustapojen ymmärtämisestä.

Hyvä johtajuus lähtee kyvystä johtaa itseään ja aikaansaada sen avulla motivoitumista sekä sitoutumista tiimeissä ja sidosryhmissä.

Aloita vuosi 2012 kehittämällä omia johtamistaitojasi.

Tarjoamme Tieturissa erilaisia mahdollisuuksia kehittää taitoja ihmisten ja muutoksen johtamisessa.  Tarjoamme sekä avoimia koulutuksia että räätälöityjä johtamis- ja muutosjohtamisvalmennuksia.

Hyvät projektipäällikön tai hankejohtajan johtamistaidotkaan eivät aina takaa muutoshankkeen onnistumista, vaan ylemmällä johdolla on oltava tässä vahva panos. Tämän tukemiseksi tarjoamme hankesalkkujen hallintaan ja ohjausryhmätyön tehostamiseksi eripituisia valmennuksia. Hankkeen ja projektin vetäjien henkilökohtaista mentorointia ja yksittäisiin hankkeisiin kohdistuvaa konsultointia on hyvä yhdistää perusvalmennuksiin, kun halutaan varmistaa onnistuminen laadukkaan johtajuuden avulla.

Valmennuksia:

• Change Leadership – Muutoksen menestyksekäs johtaminen
• Muutoshankkeen ohjaus ja tuki
• Taitavan projektipäällikön leadership-taidot – asiantuntijoiden johtaminen
• Project Leadership
• Onnistunut vuorovaikutus ja toimintatyyli (DiSC)
• Johda itseäsi ja hallitse ajankäyttöäsi

Terveiset Adaptive Web Design Workshopista

Tunnettu amerikkalainen Web-guru Aaron Gustafson piti 29.11.2011 päivän mittaisen workshopin iloisessa Amsterdamissa. Aiheena oli moderni progressiivinen web-kehitys. Paikalla oli reilut toistakymmentä Web-osaajaa ympäri Eurooppaa, Suomesta siis mukana Tieturi, osallistujajoukon ainoana koulutusyrityksenä.  Tapahtuman ohjelma on täällä: http://inspireconf.com/

Workshop alkoi Web-kehityksessä vallitsevien työskentelytapojen läpikäymisellä.
Yhä edelleen tehdään paljolti Web-sivustoja hyödyntäen viimeisintä tekniikkaa ja uusimpien selaimien uusimpia ominaisuuksia. Siinä sinänsä ei ole mitään kummallista, kehittäjät ovat aina olleet innostuneita uusimmista jutuista. Valitettavasti tavalliset käyttäjät eivät ole samalla aikajanalla, vaan joutuvat usein käyttämään kehittäjien tekemiä sivustoja vanhemmilla laitteilla ja selaimilla. Tavallinen käyttäjä ei näe eikä koe sivustoa samalla tavalla kuin kehittäjä.
Tähän ”ongelmaan” kehittäjät ovat käyttäneet jo vuosia Graceful Degradation toteutustapaa, jolla on yritetty toteuttaa sivusto siten, että myös vanhemmilla selaimilla sisältö olisi edes jotenkin saavutettavissa, tai että ainakin pahimmilta virheilmoituksilta vältyttäisiin. Graceful Degradation –tyyppisessä toteutuksessa pääpaino on kuitenkin aina ollut uusissa selaimissa ja uusissa web-tekniikoissa sekä niiden ominaisuuksien hyödyntämisessä.

Progressive Web Design –tapa on hyvin samankaltainen kuin graceful degradation, mutta lähestyy samaa asiaa toisenlaisesta näkökulmasta.
Niin kuin Aaron Gustafson sanoi:

Uusia selaimia ja uusia tekniikoita tulee ja menee, mutta hyvä sisältö säilyy.

Workshopissa korostettiin sitä, että olennaista on rakentaa ensin hyvä sisältö, joka on kaikkien saavutettavissa, myös Lynx –selaimen käyttäjälle Hyvän sisällön päälle voidaan rakentaa progressiivisesti parantavia kerroksia eri tekniikoin siten, että erilaiset päätelaitteet ja selaimet saavat kukin parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Uusimpia “hype”-ominaisuuksia voi ja pitääkin käyttää, kunhan vain huolehditaan, että niiden käyttö ei estä sisältöön pääsemistä vanhemmilta selaimilta.

Progressiivinen kehitys ei ole ajatuksena eikä terminä niinkään uusi, sen kehitti jo v. 2003 herra nimeltä Steven Champeon. http://en.wikipedia.org/wiki/Progressive_enhancement . Toteutustapana vain graceful degradation on ollut yleisempää. Nyt kuitenkin muutoksen tuulet puhaltavat selvästi enemmän progressiivisen Webin suuntaan.

Workshopissa käytiin yksitellen läpi progressiivisen Webin rakennuspalikoita, jotka ovat

• sisältö
• semantiikka
• design
• interaktiivisuus ja
• esteettömyys

Monessa kohtaa progressiivinen kehitys nojaa selaimien virheensietokykyyn, jonka avulla mm. uusia HTML ja CSS –ominaisuuksia voi käyttää ilman että siitä olisi haittaa vanhoille selaimille. http://en.wikipedia.org/wiki/Fault-tolerant_system
Skriptauksessa olennaisinta on käyttää unobtrusive scripting –tapaa.  http://en.wikipedia.org/wiki/Unobtrusive_JavaScript

Workshoppiin osallistujana oli mukava huomata, että moni esitelty asia on jo nyt jollain tapaa mukana Tieturin HTML-, CSS- ja JavaScript -kursseilla, kartalla siis ollaan hyvinkin. Paljon uuttakin asiaa tarttui hihaan ja niitä tuodaan mukaan kurssisisältöihin sitä mukaa, kun kurssimateriaaleja pikapikaa päivitetään.

Jos et kerkiä kurssille, niin googlettamalla aiheesta löytyy paljonkin luettavaa, oivia hakufraaseja ovat mm. tämän artikkelin tagit. Poimin tähän muutaman malliksi:

• http://www.alistapart.com/articles/understandingprogressiveenhancement/
• http://easy-readers.net/books/adaptive-web-design/

Teuvo Väisänen
Web Specialist, Tieturi 

Teuvo Väisänen

Outlookin työvälineillä saa asiat rullaamaan mukavasti – jos vain tiedät miten

On taas se aika vuodesta, kun Suomi ei näytä parhaita puoliaan. Muutamana aamuna matkaan on saattanut tulla useamman minuutin viivästys jo pelkästään siitä, kun luonto on laittanut jäisen peitteen auton tuulilasiin ja skrapa on kesäsäilötty paikkaan jota “juuri nyt en muista”. Siinä jää äkkiä kuulematta Radio Rockin aamuvisakin, ja kehä kolmosen sisäpuolella liikenne on jo jumittunut pahemman kerran. Ratistakin pitäminen tuntuu normaalia tuskaisemmalta, kun ilman hanskoja CD-levyn kotelon kannella puhdistetut ikkunat kylmettävät sormet vielä normaaliakin jäykemmäksi. Kun vielä loistokunnossa olevalle moottoritielle on asennettu talvirajoitukset, niin ajankäyttö aamulla on pettänyt pahemman kerran ennen kuin päivä edes on ehtinyt kunnolla alkamaan.

Kuin ihmeen kaupalla asiakkaalla ollaan ajoissa ja päivä alkaa rullata mukavasti raiteillaan. Suunnitelmiin tulee kuitenkin nopeasti muutos, kun “joku” on keksinyt, että kaikki pyytävät toistensa Outlook-kalentereihin tarkistajaoikeudet sähköpostipyynnöillä. Kännykkä piippaa solkenaan ja sähköposti täytyy turhista roskapoisteista pitkin aamupäivää. Siinä on sitten hienoa etsiä niitä tärkeitä viestejä kalenterin lukupyyntöjen seasta, kun muutenkaan matkapuhelin ei ole paras vaihtoehto sähköpostien käsittelemiseen. Siinä ei paljon auta se, että jossain viestien seasta löytyy ohjeistus siihen, miten oikeasti kalenterin jakaminen pitäisi tehdä. Ohje on hukkunut muitten viestien joukkoon, tärkeysmerkintä ei paljon paina, kun ihmisten mielissä tärkeämpää on esim. lähettäjän asema kuin viestin sisältö.

Kun on iltapäivästä ehtinyt siivoamaan sähköpostin pahimmalta viestitulvalta, alkaa tilanne olla töiden ja vapaa-ajan suhteen taas hallinnassa. Outlookin tehokkailla työvälineillä saa asiat rullaamaan mukavasti ja tietokone hoitaa tärkeiden ja vähemmän tärkeiden tapahtumien muistuttamisen sinun puolestasi. Liputustoiminnolla tulevat messut muistutetaan automaattisesti kolmen kuukauden päästäkin ja anopin syntymäpäivä on helppo merkata toistuvana  yksityiseksi tapahtumaksi. Viestien hakeminen on huomattavasti helpompaa, kun käyttää sekä luokituksia että hakukansioita. Pomon viestit menevät automaattisesti omaan kansioon tai merkitään tiettyyn luokkaan, siinä missä sählyporukan omaansa. Kun toimitusjohtaja, myyntipäälliköt ja kaikki kollegat hallitsevat oman Outlookin käytön yhtä tehokkaasti, niin töissä ei tuntuisi olevan ollenkaan niin kiire kuin jokaisena arkipäivänä on. Kun vielä muistaa varata seuraavaan aamuun puoli tunti enemmän aikaa skrapan ja hanskojen etsintään,  voi lähteä hyvillä mielin, ilman kiireen häivää kohti uutta työpäivää – Outlookin hoitaessa loput.

Suurimmassa osassa työpaikkoja on kyllä välineet hoitaa työtehtäviä tehokkaasti tietotekniikan avustuksella, mutta käyttäjät tarvitsevat silti lisää koulutusta ja valmennusta niiden oikeaoppiseen hyödyntämiseen. Ottamalla kaikki hyödyt irti esimerkiksi Outlookista, ajankäyttöä on huomattavasti helpompi hallita.

P.S. Osaatko sinä käyttää Outlookia?

Rami Rajakallio
Software Specialist, Tieturi

Projektiammattilaisten kokemuksia hajautetun projektityön viestintävälineistä

 

Verkkokyselyn tulokset Tampereen Projektinhallintapäivistä elokuulta

 

Tampereen teknillinen yliopisto ja Pirkanmaan Tietojenkäsittely-yhdistys (www.pitky.fi) järjestivät vuotuiset Projektinhallintapäivät Tampereella 23.8.2011. Tilaisuus on saavuttanut aina suuren suosion ja tänäkin vuonna yleisöä oli paikalla pitkälti toista sataa. Nyt aiheena oli “Hajautettu/hajautunut projektinhallinta”. Aihetta käsiteltiin päivän aikana monesta näkökulmasta.

Oman esitykseni otsikko oli “Hajautetun projektityön viestintävälineitä ja -menetelmiä”. Kävin siinä läpi työviestintävälineiden ja menetelmien kehitystä sähköpostista yhdistetyn viestinnän ratkaisuihin. Samoja aiheita käsittelee webcastini “Unohda sähköposti” .

Esityksen yhteydessä pyysin kuulijoita vastaamaan lyhyeen verkkokyselyyn, jossa oli kolme kysymystä:

1. Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen?
2. Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?
3. Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä?

Jo esityksen aikana kyselyyn vastasi 37 henkilöä. Yhteensä vastauksia kertyi 59 eli noin kolmannes yleisöstä vastasi. 33 vastaajaa jakoi arvokkaita kokemuksiaan viestintävälineistä. Yleisö oli siis kiitettävän aktiivista ja tilaisuuden aikanakin online. Seuraavassa esittelen kyselyn vastaukset.

“Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen?”

Toimintavarmat työsähköposti ja puhelin olivat suosituimmat viestintävälineet. Puhelinneuvottelu ja pikaviestintä ovat myös aktiivisessa käytössä. Jaetun työpöydän käyttö on suosittua ja sitä kehuttiin myös kokemuksissa. Yksi vastaaja kertoi viestineensä virtuaalimaailmassa. Listan ulkopuolelta mainittiin välineinä myös irc, wiki, tekstiviestit, fax, lähetti ja taksi. “Muun sähköpostin” käytön vähyys voi kertoa työvälineiden toimivuudesta muuallakin kuin toimistolla sekä tietoturvaohjeiden mukaisesta toiminnasta. Seuraava kuva esittää vastausten jakaumaa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 “Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?”

Ylivoimainen voittaja etäprojektipalaverin pitämiseen oli jaettu sovellus/työpöytä äänellä ja videolla maustettuna. Videoneuvottelu jäi yllättävän kauas kakkoseksi. Paikalla oli paljon IT-osaajia ja kokemuksia ohjelmistoprojekteista mikä ehkä näkyy tässä. Työkaluosaamista löytyy ja käsiteltävät aiheet sopivat varmasti hyvin jaetulle työpöydälle jolta yksityiskohdat näkee tarkasti. UC-välineet ovat myös videoneuvottelua helpommin käytettävissä.

Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä?

Kokemuksia viestintävälineistä jaettiin ilahduttavan paljon. Kaikki havainnot ovat hyviä ja oikeita. Kasvokkain kohtaamisella on tietenkin oma arvonsa. Työpöydän jakoa ja pikaviestintää kehutaan kovasti. Tarve ja mahdollisuudet tietenkin ohjaavat käytettävän välineen valintaa, ja samastakin välineestä on monenlaisia mielipiteitä. Käytössä on tietenkin eri versioita erilaisissa ympäristöissä, tietoliikenneyhteydet vaihtelevat jne. Organisaatioiden välinen viestintä törmää monenlaisiin haasteisiin. Käytön osaamista ja pelisääntöjä korostetaan mutta näinhän se on, että “tietotekniset laitteet ovat joskus epäluotettavia”. Alla viisi poimintaa 33 vapaamuotoisesta vastauksesta:

1. Projektin alussa mikään ei korvaa naama-aikaa. Kun projektiin osallistuvat ihmiset alkavat olla tuttuja, voi kommunikoinnin virtuaalisuuden tasoa kasvattaa vähitellen.
2. Riippuu ihan tiimistä, aiheesta, sovellusalueesta, projektin vaiheesta ja projektista mikä väline on tehokkain juuri sillä kertaa. Mikään väline ei ole paras aina ja joka tilanteessa.
3. Jaettu työpöydän kuva äänen kanssa on helppo ja havainnollinen tapa näyttää dokumentteja ja käytännön esimerkkejä.
4. Ongelmat harvoin johtuvat viestintävälineistä, rajoitukset oman kokemukseni mukaan liittyvät muihin resursseihin kuten laitteiston suorituskykyyn, tarkoitukseen soveltumattomaan tilaan tai puutteelliseen varusteluun. Nämä ongelmat pitäisi ratkaista ensisijaisesti ja vasta sitten tutkia parasta viestintävälinettä.
5. Pikaviestintä on parhaimmillaan erittäin iso apu projektityössä. Se on kuitenkin epämuodollisempi viestintäväline kuin puhelin ja sähköposti, pikaviestintävälineillä tavoittaa helposti monta vastaanottajaa yhdellä viestillä, ja vastaamisen kynnys on pikaviesteissä matalampi kuin sähköpostissa. Se myös synnyttää helpommin keskustelua aiheesta kuin sähköpostin vaihtaminen.

Tieturi kouluttaa myös yhdistetyn viestinnän välineiden käyttöä työnteossa ja projektitoiminnassa. Tarjoamme myös koulutusta ja kokousmahdollisuuksia sekä yhdistetyn viestinnän välineillä että videoneuvotteluitse. Unohdetaan sähköposti!

Kalle Huhtala, Tieturi

 

Hyvä verkkokokous – jäi kahvit juomatta

Yhdentyvän viestinnän sanansaattajanakin saa yhä toisinaan ilahtua. Pidimme erään oppimateriaalin tuotantoprojektin puitteissa pitkästä aikaa sisällön katselmointipalaverin asiakkaan kanssa. Asiakas on Vantaalla, me Ruoholahdessa. Projektin käynnistyspalaveri pidettiin totta kai asiakkaan luona, jotta nähtiin millä porukalla töitä ollaan tekemässä ja voitiin yhdessä juoda kahvia.

Samalla sovittiin kuitenkin nykyaikaisemmista projektikäytännöistä ja -välineistä. Projektipalaverit päätettiin pitää verkkokokouksina ja projektin etenemistaulukko sijoitettiin (ilmaiseen) pilvipalveluun. Voimme kutsua verkkokokouksiin Tieturin ulkopuolisia osallistujia. Normaalisti kalenterissa tehdyn verkkokokouspalaverikutsun mukana he saavat linkin, josta voivat asentaa tarvittavan ohjelman tarvitsematta järjestelmänhallintaoikeuksia.

Pilvestä löytyvään taulukkolaskentaohjelman työkirjaan listattiin projektissa tehtävät materiaalit ja niiden tuotantovaiheet. Asiakas ja me pääsemme taulukkoon käsiksi ja päivitämme sitä kommentein etenemisen mukaan. Taulukossa on tietenkin vain tietoturvallisesti esitettyä asiaa.

 Google Docsin taulukoita voi tarkastella ja muokata jopa älypuhelimella. 

GoogleDocs

Tänään pidimme katselmointipalaverin verkon kautta. Syy palaveriin oli se, että pilvipalvelussa olevaan edistymistaulukkoon tehdyt kattavat, sanalliset korjauspyynnöt ja sisältökommentit eivät auenneet riittävän yksiselitteisesti, kun kyse oli visuaalisesta, animoidusta materiaalista.

Katselmointiin meni 42 minuuttia. Asiakas näki meidät verkkokokousohjelman videokuvan kautta neukkarissamme. Videokuva “raahattiin” hiirellä neukkarin erilliselle näytölle, jolle kannettavan tietokoneen työpöytä ensin laajennettiin. Ääni kulki kirkkaasti ja selkeästi tietokoneen kautta, ulkoinen mikrofoni poimi äänet huoneesta läppäriä paremmin.

Tärkeintä palaverissa oli kuitenkin jaettu työpöytä, jonka kautta näytimme vuorotellen etenemistaulukkoa, valmista ja työstettävää sisältöä joita asiakas kommentoi. Omalta näytöltä sisällön näkee paremmin kuin videotykiltä.

 Kun tietokoneen työpöytää on jatkettu toiselle näytölle, voi videokuvan esittää siellä koko ruudun kokoisena, ja toinen ruutu jää jaetun sovelluksen käyttöön

Alle kolmessa vartissa asiat oli käyty läpi ja jumiutunut tuotanto saattoi taas jatkua ongelmitta. Matka palaverista työpaikalle kesti 15 sekuntia. Matkaamalla julkisella liikenteellä asiakkaalle olisimme Reittioppaan mukaan käyttäneet 4*49 min aikaa (siis neljä tuntia työaikaa!) ja kuluttaneet 4,8 kg hiilidioksidia. Autolla ajaminen olisi tuottanut kilometrikorvauksia lähes 16 euroa. Nyt jäivät kahvit juomatta ja pullat syömättä…

Ei tämä ollut ensimmäinen tällainen projektipalaveri, mutta niitä on edelleen kovin harvoin. Tekniikka toimii jo täysin ja näin joissakin yrityksissä jo toimitaankin erityisesti sisäisissä projekteissa. Todellinen tehonlisä näistä menetelmistä irtoaa vasta kun yhteistyötä voidaan tehdä yli organisaatiorajojen. Rajatkin ovat rikottavissa. Uusia toimintatapoja ei vain aina uskalleta tai muisteta kokeilla ja käyttää vaikka työelämän laatu ja tekemisen tahti nousisivat kovin helpolla.

Olen tehnyt asiakkaiden kanssa oppisisältöjä runsaan toista vuosikymmentä. Kun näitä rutiinikatselmointeja pidettiin asiakkaan tiloissa, oli työtiedostot kopioitava mukaan. Toimistolle palattua piti huolehtia versionhallinnasta ja välittää korjaustoiveet tekijöille. Nyt voimme säästyneellä matka-ajalla pitää vaikka kaksi samanlaista kokousta lisää jos epäselvyyksiä tulee vastaan.

Tässä tapauksessa käytettiin Microsoft Lyncia verkkokokoukseen ja Google Docs -pilvipalvelua projektidokumentaatioon. Vastaavia välineitä on monia. Ulkoisella HD-webbikameralla ja mikrofonilla saatiin hyvä ääni ja kunnon kuva. Kahden näytön käytöllä, joka on nykyään parin näppäimistön painalluksen päässä, saatiin paljon lisää työtilaa. Kyse on vain siitä, että unohdamme vanhat tutut ja turvalliset, mutta hitaat ja vaivalloiset välineet ja toimintatavat – ja joku näyttää ne uudet.

Kalle Huhtala, Senior Consultant

Kirjoittaja Kalle Huhtala (DI) vastaa Tieturissa uusista oppimisvälineistä ja menetelmistä.